بيننا من يهرب من المهام المكتبية، ومن يتقنها لدرجة أنه جعل منها مهنة. لكن كيف يمكننا تنظيم العمل والبريد الإلكتروني والمهام اليومية دون أن نُرهق أنفسنا؟ إليك مجموعة من النصائح من محترفين في الإدارة، لمساعدتك على استعادة التوازن وتحقيق إنتاجية أعلى.

1. خطّط يومك مسبقًا

ابدأ صباحك بجولة سريعة على بريدك الإلكتروني، وحدد أولويات اليوم. تقول كلودين هوبغود، مديرة مكتب في فولكسفاغن: “أخصص 30 دقيقة في الصباح لوضع خطة. أرتّب 80% من وقتي وأترك 20% للطوارئ”.

2. لا تنس تخطيط الأسبوع أيضًا

تنصح سوزان إكبينيونغ، مديرة وكالة للمساعدين الافتراضيين، بالنظر إلى جدول الأسبوع كاملاً، وليس كل يوم على حدة. تقول: “انظر إن كنت تسافر كثيرًا، أو هل لديك وقت كافٍ للعمل المكتبي؟ وهل الجدول متوازن مع حياتك الشخصية؟”

3. ابدأ بالمهام الأصعب أولاً

تطبّق هوبغود مبدأ “أكل الضفدع” – أي إنجاز أصعب مهمة في بداية اليوم. “كلما أجّلت المهام، زاد التوتر. أنجزها أولاً واحصل على دفعة من الدوبامين لاحقًا”.

4. فعّل الإشعارات الذكية في التقويم

يمكنك إعداد تنبيهات مسبقة لأي مهمة قبل موعدها بثلاثة أو يومين. تقول سوزان: “هذا يعطيك مساحة للاستعداد بدلًا من التوتر في اللحظة الأخيرة”.

5. التزم بقاعدة الـ4Ds لبريدك الإلكتروني

أداة فعالة لترتيب البريد: نفذ (Do)، أجّل (Defer)، فوّض (Delegate)، واحذف (Delete). وبهذا تبقى على اطلاع دون تراكم الفوضى.

6. لا تسعَ للكمال في صندوق الوارد

الوصول إلى “صفر رسائل” فكرة مغرية لكنها نادرًا ما تتحقق. استخدم البريد كقائمة مهام. صنّف الرسائل حسب الأهمية، وتابعها بشكل دوري دون وسواس.

7. قوائم الأولويات بدلًا من قوائم المهام العشوائية

اكتب 3 أولويات لا بد من إنجازها اليوم – ما عدا ذلك يُعتبر مكافأة إضافية. ويمكنك الاحتفاظ بـ”قائمة الإنجازات” أو “Ta-Da List” لرفع معنوياتك.

8. دون كل شيء… في أي وقت

من دفتر الملاحظات الكلاسيكي إلى تطبيق Notes على الهاتف، لا تعتمد على ذاكرتك فقط. يقول كريغ: “عقلك مكان للإبداع لا للتخزين”.

9. اسمح للذكاء الاصطناعي بمساعدتك

من إعداد رسائل البريد إلى تنظيم جدولك اليومي، أدوات مثل Copilot وChatGPT يمكنها مساعدتك في مهام كثيرة، لكنها لا تحلّ محلّك بالكامل – بل تعزز إنتاجيتك.

10. اتصل بدلًا من كتابة سيل من الرسائل

وفّر وقتك وجهدك بالتواصل الصوتي. في بعض الأحيان، مكالمة واحدة أفضل من 10 رسائل بريدية لتحديد موعد أو اتخاذ قرار.

11. استخدم قاعدة الـ5 ثوانٍ لمقاومة التسويف

“5-4-3-2-1 … انطلق!” بهذه القاعدة تتوقف عن التردد وتبدأ التنفيذ فورًا. وسيلة فعالة لمحاربة التأجيل.

12. استخدم “الاختفاء التكتيكي“

عندما تتكدّس المهام، غادر مكتبك! أغلق الهاتف، واختفِ مؤقتًا في مكان هادئ لإتمام المهمة. يمكنك أيضًا استخدام تطبيق “Forest” لمكافأة تركيزك بأشجار افتراضية تنمو طالما لم تفتح إنستغرام!0

13. اعترف بأخطائك وتعلّم منها

الخطأ وارد، والمهم هو الشفافية. لا تخف من الاعتراف بالخلل بل اعرض أيضًا كيف أصلحته. فالثقة تُبنى من الصراحة، لا من الادّعاء بالكمال.

14. لا تنسَ أن تفصل وتستريح

احذف تطبيقات العمل في الإجازة. خذ استراحات حقيقية خلال اليوم. الإنتاجية لا تعني أن تظل ملتصقًا بمكتبك. التوازن النفسي مفتاح النجاح المهني.

اقرأ ايضا

فيديو نادر يتسبب في بكاءه علي الهواء.. خالد سليم يتصدر التريند